Как вести учёт учеников репетитору: таблица, расписание, оплаты и домашние задания

Если у вас 3–5 учеников, кажется, что вести учёт вообще не нужно.

Вы помните, кто когда занимается, кто уже оплатил, что проходили на прошлом уроке и какое домашнее задание нужно проверить.

Потом учеников становится 10.

А потом 15, 20 или 30.

И внезапно появляются вопросы:

• Кто занимается во вторник в 17:00?
• А у Маши уже закончился оплаченный пакет или осталось ещё два занятия?
• Что мы проходили с Максимом на прошлом уроке?
• Какое домашнее задание я ему давала?
• Он его уже сдал?
• Кто из родителей ещё не оплатил занятия?
• Кому я обещала перенести урок?
• А сколько я вообще заработала в этом месяце?

И вот здесь обычная заметка в телефоне или таблица Excel начинает превращаться в отдельную работу.

Что значит «вести учёт учеников»

Учёт учеников — это не просто список имён:

Хороший учёт должен позволять вам за несколько секунд ответить на основные вопросы о каждом ученике.

«Учёт учеников — это не одна таблица. Это небольшая рабочая система репетитора.»

Как вести учёт учеников: 4 основных способа

На практике можно начать с очень простого инструмента, а затем постепенно перейти к более удобной системе.

Вариант 1. Блокнот или заметки

Подходит, если у вас буквально несколько учеников.

• Плюсы: ничего не нужно настраивать, всё быстро записывается, не нужен компьютер.

Минусы становятся заметны очень быстро:

• сложно искать информацию;
• нет автоматических расчётов;
• нельзя удобно фильтровать учеников;
• расписание приходится вести отдельно;
• оплаты находятся в другом месте;
• домашние задания — ещё где-то.

Для 3–5 учеников это может быть нормально.

Для 20 — уже довольно неудобно.

Вариант 2. Excel или Google Таблицы: таблица учёта учеников репетитора

Это самый очевидный следующий шаг. Можно создать таблицу примерно такого вида:

Для начала это действительно рабочий вариант.

Но есть одна проблема. Чем больше информации вы добавляете, тем быстрее таблица перестаёт быть просто таблицей.

Появляются отдельные листы:

• Ученики
• Занятия
• Оплаты
• Расписание
• Домашние задания
• Доход
• Долги
• Контакты

А потом приходится связывать всё это между собой.

Вариант 3. Календарь + мессенджеры + таблица

Многие репетиторы в итоге приходят именно к такой системе:

• Google Calendar — расписание.
• Telegram / WhatsApp — общение.
• Excel / Google Sheets — ученики и оплаты.
• Google Drive — материалы.
• Заметки — планы уроков.
• Отдельный чат — домашние задания.

На первый взгляд кажется, что всё отлично. Каждый инструмент ведь хороший.

Но возникает другая проблема:

«Информация о конкретном ученике оказывается разбросана по пяти местам.»

Чтобы подготовиться к занятию, приходится переключаться:

Именно в этот момент начинает появляться запрос: «А есть программа для репетитора, где всё это можно вести в одном месте?»

Вариант 4. Специализированная программа для репетитора

Это уже другой подход. Вместо того чтобы самостоятельно собирать рабочее пространство из нескольких сервисов, вы используете систему, в которой основные процессы уже связаны между собой. Например:

И вам не нужно создавать одну и ту же информацию в нескольких местах.

Что должно быть в хорошей системе учёта учеников

Если вы выбираете сервис для репетитора, я бы советовала смотреть не только на наличие списка учеников. Гораздо важнее, как связаны между собой разные процессы.

1. Карточка ученика

Это центральное место. Открываете ученика и сразу видите:

• основную информацию и контакты;
• предмет и цель;
• расписание;
• историю занятий;
• оплаты;
• домашние задания;
• материалы;
• прогресс.

В идеале вам не нужно вспоминать: «А где я записывала, что мы проходили с ним в прошлый раз?» Всё находится в истории ученика.

2. Расписание репетитора

Расписание должно отвечать на один главный вопрос: что у меня сегодня и на этой неделе?

Хорошо, если в календаре видно время, ученика, предмет, тип занятия, статус, переносы и свободные окна. Например:

Так намного проще оценивать реальную загрузку.

А если ученик переносит занятие? Не нужно удалять старую информацию и создавать всё заново. В нормальной системе перенос должен оставаться частью истории.

3. Учёт занятий

После занятия полезно зафиксировать хотя бы три вещи:

1. Что прошли?
2. Какой результат?
3. Что делать дальше?

Через неделю вам не придётся восстанавливать содержание урока по памяти.

4. Домашние задания учеников

Домашка — одна из тех вещей, которые особенно быстро превращаются в хаос.

Пока учеников мало: «Я вроде давала ему задачу на Python…»

Когда учеников 20: «Кому я задавала это задание?»

Хорошая система должна позволять:

• создать ДЗ и указать ученика или группу;
• поставить дедлайн;
• прикрепить файл или добавить ссылку;
• увидеть статус;
• проверить работу и оставить комментарий;
• хранить историю.

5. Учёт оплат репетитора и задолженности

Финансы — отдельная боль репетиторов. Особенно если ученики платят по-разному: кто-то оплачивает каждое занятие, кто-то покупает пакет, платят родители, бывают переносы, меняется стоимость и возникают долги.

Минимум, который стоит отслеживать:

• Сколько должен ученик?
• Сколько оплачено?
• За какой период?
• Сколько занятий осталось?
• Когда была последняя оплата?

А что если учеников всего 5?

Тогда вам действительно может не понадобиться отдельная система. И это нормально.

ДавайПреподавай не должен убеждать человека, что без сервиса он не сможет провести пять уроков в неделю. Но когда появляются:

• 10+ учеников;
• группы;
• несколько предметов;
• регулярные домашние задания;
• разные тарифы;
• оплаты и переносы;
• родители;
• желание контролировать прогресс,

ручной учёт начинает отнимать всё больше времени.

Как понять, что вам уже пора уходить от таблицы

Проверьте себя. Если вы хотя бы несколько раз говорили:

• «Где я это записала?»
• «Сейчас посмотрю в таблице…»
• «Подожди, я не помню, оплачивал ли он…»
• «Я вроде отправляла ей это задание…»
• «Какое у нас было прошлое занятие?»

проблема уже не в количестве учеников. Проблема в том, что информация хранится разрозненно.

Что можно объединить в ДавайПреподавай

Именно для этой проблемы мы создаём ДавайПреподавай. Это рабочее пространство для преподавателя, где основные процессы можно вести в одной системе.

Как выглядит работа преподавателя в ДавайПреподавай

Представим обычный рабочий день. Вы открываете ДавайПреподавай.

Вам не приходится собирать её заново из переписок и таблиц.

Что лучше для репетитора: Excel или CRM

Excel и Google Таблицы никуда не исчезают. И более того — это отличный способ начать. Если у вас 3 ученика и вам удобно работать в таблице, продолжайте.

Но таблица начинает проигрывать тогда, когда вы хотите не просто хранить информацию, а связывать процессы между собой. Например:

В таблице всё это можно сделать. Но чем сложнее система, тем больше формул, вкладок и ручной работы появляется.

Специализированный сервис — CRM для репетитора — нужен именно для того, чтобы не собирать такую систему самостоятельно.

Главное правило учёта учеников

Не пытайтесь хранить в голове то, что можно один раз нормально записать. И не пытайтесь решать одну задачу пятью разными инструментами.

У каждого ученика должна быть понятная история:

Если эту цепочку можно увидеть в одном месте — работать становится значительно спокойнее.

Попробуйте организовать работу по-другому

ДавайПреподавай создаётся для преподавателей, которые хотят заниматься преподаванием, а не бесконечным администрированием.

Если вы пока ведёте учеников в Excel, Google Таблицах, заметках и мессенджерах — попробуйте собрать рабочий процесс в одном месте.

Частые вопросы об учёте учеников